Viele Menschen werden diese bereits in grösseren Postfilialen gesehen haben, wo jeder Kunde ein Fach für seine privaten Pakete und Briefe mieten kann. Für Betriebe sind sie vor allem als technische Verteilzentren interessant, um den hauseigenen Schriftwechsel zuzustellen.
Postfachanlagen in Firmen
Immer häufiger nutzen Unternehmen die modernen Einrichtungen für die interne Postverteilung. Oftmals werden sie an zentralen Orten wie der Rezeption aufgestellt, sodass sie von allen Mitarbeitern problemlos genutzt werden können. Bei grösseren Konzernen sind sie mitunter auf jeder Etage zu finden. Somit haben die Berechtigten stets Zugang zu den Dokumenten. Mithilfe von elektronischen Schliesssystemen oder Schlüsseln werden die Postfächer geschützt, wodurch sowohl die bestmögliche Sicherheit vor unberechtigten Zugriffen als auch die Vertraulichkeit gewährleisten werden. Aufgrund dieser Gegebenheiten sind die Fächer äusserst praktisch für die hausinterne Postzustellung und erleichtern somit den schriftlichen Kommunikationsprozess erheblich. Die Produzenten derartiger Anlagen liefern sie in modularer Form, die ein stetiges Erweitern des Systems ermöglichen. Ebenso ist der Erwerb massgefertigter Postfachanlagen für bestimmte Räumlichkeiten in der heutigen Zeit kein Problem mehr. Dadurch fügen sie sich platzmässig optimal in die jeweilige Umgebung ein und können mühelos bewirtschaftet werden.
Das Einrichten
Wer die Vorzüge der Schliessfachanlagen nutzen möchte, sollte sich zunächst vom Händler eine sogenannte Ist-Analyse erstellen lassen. Anschliessend erfolgt die Ausarbeitung eines Organisationsplanes, welcher die notwendige Infrastruktur der Postanlage mit sämtlichen elektronischen Hilfsmitteln enthält. In der Regel beschäftigt jeder grössere Konzern einen Verantwortlichen für den Mailroom, welcher am Planungsprozess mitwirkt. Damit nach der Aufstellung die Zustellungsprozesse klar definiert ablaufen können, sollte die Poststelle im Vorfeld systematisch und logisch organisiert werden. In der heutigen Zeit verzichten immer mehr Unternehmer auf die physische Verteilung der Hauspost und setzen stattdessen auf digitale Alternativen. Hierbei werden die eingehenden Briefe sowie Dokumente zentral erfasst und den Empfängern in elektronischer Form zur Verfügung gestellt. Firmen, die sich für diese Lösung entscheiden, benötigen einen Mailroom mit der dazugehörigen Technik und den passenden Funktionsmöbeln. Zum Mobiliar zählen robuste Schränke, Sortieranlagen, Arbeitstheken, Postfachanlagen und spezielle Schreibtische. Vor allem Letztere sind für eine gesunde Arbeitsweise nötig, da das Einscannen der Schriftstücke erhöhte ergonomische Anforderungen an die Einrichtung stellt. Da es sich oftmals um Systemmobiliar handelt, kann es im modularen Prinzip an die jeweiligen Bedürfnisse des Hauses angepasst werden. Auch eine spätere Erweiterung ist problemlos möglich. In diesem Zusammenhang müssen sich die Planer ebenso Gedanken über die Zugriffsadministration auf die Postfachanlagen sowie die geforderten Sicherheitsstufen machen.
Schliessfächer mit Reservationssystem bieten den besonderen Mehrwert
Die speziellen Anlagen können zur Materialaufbewahrung in Form von Garderobenschränken aufgestellt werden. Sobald diese mit einem Reservationssystem ausgestattet sind, ermöglicht die Software einen fristgerechten Zugriff. So ist es möglich, dass ein Fahrzeugschlüssel im Fach aufbewahrt wird, den ein Mitarbeiter nur in einem bestimmten Zeitfenster erhalten soll. Sobald die Frist abgelaufen ist, hat derjenige keinen Zugriff mehr.