ERP (Enterprise Resource Planning) Software bezeichnet eine komplexe IT-Anwendung, die der ganzheitlichen Planung und Organisation von Unternehmens-Ressourcen dient. Ein ERP System (wie z.B dieses von Opacc) ist ein Informations-Management-System, das sich aus einer Vielzahl miteinander kommunizierender Anwendungsprogramme zusammensetzt. So werden Finanzmittel, Betriebsmittel, Material, Personal sowie Informations- und Kommunikationstechnik eines Unternehmens zwecks optimaler Gestaltung von Geschäftsprozessen koordiniert.
Die Vorteile von ERP-Systemen
Mit ERP-Systemen erschliessen sich Unternehmen zahlreiche Vorteile.
• Beschleunigte, flexible und in ein Gesamtsystem integrierte Geschäftsprozesse ermöglichen die Straffung von Unternehmensstrukturen. Effiziente Vertriebswege tragen zur Verbesserung der Wettbewerbsstärke bei.
• Eine grössere Marktorientierung erhöht die Kundenzufriedenheit. Mit Hilfe von ERP lassen sich innovative Produkte und Dienstleistungen rascher auf den Absatzmärkten eines Unternehmens einführen.
• Sobald alle relevanten Unternehmensabteilungen in ein ERP-System aufgenommen sind, verschafft die ERP-Software einen vollständigen Überblick über alle Geschäftsprozesse in Echtzeit und unterstützt damit Controlling und Management entscheidend.
• ERP Programme erkennen Zusammenhänge zwischen verschiedenen Geschäftsprozessen – z. B. zwischen einem erfassten Kundenauftrag und den daraufhin in Abteilungen wie Einkauf, Personal und Transport zu ergreifenden Massnahmen.
• Die genaue Abstimmung aller Unternehmensprozesse erhöht die Prozesseffizienz und sorgt für kürzere Durchlaufzeiten.
• Auf einer einheitlichen technischen ERP-Plattform stehen einem Unternehmen die neuesten In-Memory-, Cloud- und Mobil-Technologien zur Verfügung. Ein unternehmensintern verbesserter Kommunikationsfluss gewährleistet eine effiziente Zusammenarbeit.
• Daten müssen innerhalb eines Unternehmens nur noch einmal erfasst und gespeichert werden und stehen dann den zugriffsberechtigten Mitarbeitern aller Unternehmens-Abteilungen zur Verfügung. Die nur einmalig erforderliche Dateneingabe verringert den Arbeitsaufwand und die Kosten der Datenpflege und senkt zugleich die Fehlerquoten bei der Informationserfassung.
Die Auswahl der zu integrierenden Geschäftsprozesse und Module
In Abkehr von traditionellen IT-Insellösungen erfolgt durch ERP Systeme eine Einbeziehung möglichst aller Geschäftsprozesse, die für die Wertschöpfung eines Unternehmens von Bedeutung sind. Zu den typischen Funktionsbereichen einer ERP Software gehören z. B.
• Verkauf und Marketing,
• Produktion,
• Materialwirtschaft,
• Finanz- und Rechnungswesen,
• Personalwirtschaft sowie
• Forschung und Entwicklung.
Der Aufbau von ERP-Systemen unterscheidet sich nach den spezifischen Anforderungen von Branchen und Unternehmen sowie nach dem individuell gewählten Funktionsumfang und den eingesetzten Technologien wie Datenbanken, Betriebssystemen, Programmiersprachen und Schichtenarchitekturen. Qualitätssicherungs-Module verarbeiten alle Informationen, die für ein zielgerichtetes Qualitätsmanagement benötigt werden. Für alle Produktvarianten werden besondere ERP-Module mit eigenen Verfahren in den unterschiedlichen ERP-Funktionsbereichen eingesetzt. An Fremdfirmen ausgelagerte Tätigkeiten lassen sich anhand eines speziellen ERP-Moduls überwachen. Kleine und mittlere Unternehmen benötigten hingegen oftmals keine Rechnungswesen- und Controlling-Module.
Die Implementierung von ERP Software
Da eine ERP Software bei ihrer Implementierung zahlreiche Einzelanwendungen ersetzt, stellt eine ERP-Einführung in mittlere und grosse Unternehmen stets ein operativ aufwendiges und auch kostenintensives Projekt dar. Die Implementierungs-Kosten hängen von der Anzahl der einzubeziehenden Arbeitsplätze und von Zusatzleistungen wie z. B. Mitarbeiterschulungen ab.
Die Einführung von ERP-Programmen besteht aus zwei Phasen:
In der Evaluationsphase erfolgt – ausgerichtet an den individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens – die Auswahl einer passenden ERP Software. Zur Ermittlung des individuellen Bedarfs werden häufig Referenzprozesse herangezogen.
In der Umsetzungsphase erfolgt zunächst eine genaue Analyse aller Geschäftsprozesse und deren Abbildung in ERP-Software-Modulen. Nach der Erfassung der benötigten Stammdaten (bzw. ihrer Überführung aus einem abzulösenden System) finden Geschäftsprozess-Simulationen und anschliessend eine Testphase statt, bevor das ERP-System den Echtbetrieb aufnimmt.